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| | 18/04/2024 22:20:19 |
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Archivio
L'archivio permette di immagazzinare documenti di ogni tipo e ritrovarli con facilità.
Ogni documento ha un numero progressivo, una descrizione, un nome originale del file di provenienza, un gruppo di appartenenza, date di inserimento e modifica e data del documento originale, indicazione di chi l'ha inserito e livelli e raggruppamenti per permetterne l'accesso solo a chi ne è autorizzato.
Ogni documento (se appartiene a uno dei molti formati previsti: doc, xls, ppt, pdf, ps, etc.) può essere visualizzato in formato testo, stampato, scaricato in formato compresso o nel formato originale.
Inoltre, per i documenti ".xls" in rete locale, è possibile aprirli col programma 'gnumeric', se si possiede una macchina con server X attivo.
Tra l'altro è possibile archiviare le stampe in formato pdf in questo archivio, usando la stampante virtuale 'crea documento pdf' oppure (se in rete locale) usando una stampante di rete chiamata 'pdf' in formato Postscript, permettendo così di archiviare in formato pdf documenti provenienti da qualsiasi programma.
Questa funzione è sicuramente comoda per poter poi mandare, ad esempio, un documento in formato pdf come attachment di una email.
Inserimento
Per ogni documenti inserito, si puo' specificare:
| Prog | Numero progressivo inserito automaticamente dall'applicazione, ma che puo' essere modificato dall'utente.
Tale numero identifica in modo univoco ogni documento inserito. |
| Gruppo | Specifica a quale gruppo di documentazione appartiene il documento.
In questo modo, tutti i documenti vengono raggruppati in gruppi di appartenenza, che ne specifica la categoria dell'argomento trattato. |
| Descrizione | Breve descrizione dell'argomento trattato.
Usato come titolo nella tabella principale dell'archivio. |
| Nome originale | Nome che aveva il documento, prima di essere inserito.
Nel momento che un documento viene inserito, gli viene attribuito come nome il numero progressivo.
Questo campo viene completato automaticamente dall'applicazione , nel momento in cui si indica il file in "upload" e si preme "conferma". |
| Livello | Ad ogni documento inserito, é possibile attribuire i livelli degli utenti che possono accedervi.
Questo permette di inserire anche documenti riservati, con la certezza che solo gli utenti abilitati potranno leggerli o modificarli. |
| Gruppo | Questo campo indica il gruppo di utenti abilitato a leggere/modificare il documento.
Questo permette di creare un'ulteriore selezione degli utenti, in congiunzione col campo "livello".
In ogni caso, il campo "livello" ha priorità sul campo "gruppo". |
| Ricerche | Se abilitato, istruisce l'applicazione affinché raccolga tutte le parole che compongono il
documento e le inserisca nella struttura di ricerca. |
| Upload | Questo é il campo che permette di trasferire un documento dalla propria postazione,
all'archivio documenti situato sul server.
Tramite il pulsante a destra del campo, si sceglie il file da inserire. |
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